การเขียนประวัติย่อ (RESUME)

 การเขียนประวัติย่อ (RESUME)

     คำว่า "Resume" นี้ มาจากภาษาฝรั่งเศส ว่า resume ซึ่งก็มีความหมายว่า Summary แปลเป็นไทยว่า สรุป หรือ ย่อ ฉะนั้นเวลาเขียนจะใช้สะกดแบบฝรั่งเศส หรือแบบอังกฤษก็ได้ด้วยกันทั้งสองแบบปัจจุบันนี้ Resume นับว่ามีความสำคัญเท่า ๆ กับจดหมายสมัครงาน (Application Letter) ก็แทบจะว่าได้ จะเห็นได้จาก ข้อความที่ลงโฆษณางานตามหนังสือพิมพ์ หรือนิตยสารต่าง ๆ โดยฝ่ายนายจ้างจะบอกให้ผู้สมัครส่ง Resume แนบไปพร้อม กับจดหมายสมัรงานด้วย ดังจะดูได้จากข้อความที่ลงโฆษณา ซึ่งจะระบุโดยละเอียดว่าผู้สมัครต้องแนบเอกสารอะไร ไปพร้อมกับจดหมายนี้บ้าง เช่น 

    1. Please submit application letter stating expected salary, resume and a recent photo to ... (โปรดยื่นจดหมายสมัครงานพร้อมทั้งแจ้งเงินเดือนที่ต้องการ พร้อมทั้งแนบประวัติย่อและรูปถ่ายปัจจุบันหนึ่งรูปไปที่ ....) 

    2. Please send handwritten application, resume, transcript and a recent photo to ... (โปรดส่งจดหมายสมัครงานเขียนด้วยลายมือแนบประวัติย่อ ผลการศึกษาและรูปถ่ายปัจจุบันไปยัง....)

รายละเอียดในประวัติย่อ 

Resume เปรียบเสมือนเครื่องเปิดประตูที่ดี กล่าวคือ ให้รายละเอียดเกี่ยวกับตัวผู้สมัครได้โดยย่อ และสามารถทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ ภายในเวลาอันรวดเร็ว นอกจากนี้ ยังเปรียบได้กับใบโฆษณาคุณสมบัติของตนเองอีกด้วย เมื่อเป็นเช่นนี้ ผู้เขียนก็ต้องให้ความสนใจ เป็นพิเศษว่าใน Resume นั้น ควรจะต้องประกอบด้วยรายละเอียดอะไรบ้าง และมีระเบียบที่จะต้องปฏิบัติอย่างไร

ลักษณะของ Resume ที่ดี 

     1. ยาวไม่เกิน 2 หน้ากระดาษ ซึ่งมีขนาด A4 (หรือประมาณ 8"x12") และเป็นกระดาษสีขาว มีคุณภาพ แต่ถ้าเป็นนักศึกษาจบใหม่ ด้วยแล้ว ควรจะเขียนให้จบในหนึ่งหน้ากระดาษเท่านั้น และรวมเฉพาะรายละเอียดที่จำเป็น และต่อประเด็นจริง ๆ เท่านั้น

    2. อย่าใช้คำย่อในคำที่ไม่ควรย่อ เช่น วันเดือนปีเกิด ควรเขียนคำเต็ม ส่วนคำอื่น ๆ ถ้าจะย่อหรือไม่ย่อนั้น ให้ดูตามหลักสากลนิยมเป็นตัวอย่าง 

    3. ในกรณีที่ระบุงานอดิเรกเข้าไว้ด้วย ก็ควรระวังว่างานอดิเรกที่เราเอ่ยถึงนั้นมีความเหมาะสมกับงานที่เราสมัครหรือเปล่า เช่น ถ้าสมัครเป็นพนักงานทำบัญชี ถ้ามีงานอดิเรกประเภทที่ต้องใช้ความละเอียด อย่างเช่น เย็บปักถักร้อย ก็จะดี หรือเป็น พนักงานต้อนรับบนเครื่องบิน ถ้าชอบว่ายน้ำ ก็ดี เพราะยามฉุกเฉินจะได้ช่วยผู้โดยสารได้

รูปแบบของประวัติย่อ 

ที่จริงแล้ว Resume นี้ มีหลายรูปแบบ แต่ในที่นี้ ยกมาให้ดูเพียง 1 แบบเท่านั้น เพราะไม่ต้องการให้เกิดความสับสน และเลือกเอาเฉพาะแบบที่นิยมใช้กันอยู่ในปัจจุบันเท่านั้น อนึ่ง ก่อนที่จะไปดูรูปแบบของ Resume นั้น เราควรทราบเสียก่อนว่าใน Resume (ประวัติย่อ) นั้น ต้องมีส่วนประกอบที่สำคัญดังนี้

    1. หัวเรื่อง ซึ่งประกอบด้วย ชื่อผู้เขียนโดยใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ (Capital Letters) ซึ่งจะอยู่ด้านบนสุด ส่วนที่อยู่และเบอร์โทรศัพท์ให้ใช้อักษรตัวพิมพ์เล็ก (Low case letters)

    2. จุดมุ่งหมาย จุดมุ่งหมายหรือตำแหน่งที่ต้องการสมัคร ถ้าต้องการสมัครในตำแหน่งใด ก็ใก้ระบุชื่อตำแหน่งนั้นหรือไม่ก็อาจจะบอกเป็นสายงานที่ตนต้องการทำก็ได้

    3. การศึกษา เช่น จบจากไหน สาขาวิชาอะไร จบเมื่อไร แล้วให้ระบุการศึกษาจบมาล่าสุดไว้ก่อน กล่าวคือ อาจจะเรียงจากการศึกษาชั้นสูงสุดไปถึงต่ำสุด ซึ่งโดยมากชั้นต่ำสุดระบุแค่ชั้นมัธยมไม่ต้องลึกไปถึงชั้นประถม ผลการเรียนเป็นอย่างไร การศึกษาหลักสูตรพิเศษอื่น ๆ มีอะไรบ้าง อะไรคือวิชาเอก วิชาโท ส่วนปริญญาที่ได้รับ ก็ไม่ควรใช้คำย่อควรมีคำเต็มกำกับ และในกรณีที่จบจากต่างประเทศก็ควรระบุประเทศที่จบการศึกษานั้น ๆ มาด้วย ส่วนการเขียนชื่อสถาบันการศึกษาและวิชาที่จบนั้น เราสามารถดูได้จากใบแสดงวุฒิ หรือผลการศึกษา ซึ่งอาจจะเป็นปริญญาบัตร หรือใบระเบียบการศึกษาก็ได้

    4. ประสบการณ์ ประสบการณ์ในการทำงานนั้นมีความสำคัญอย่างมากในการสมัครงาน เพราะนายจ้างสามารถใช้รายละเอียดเหล่านี้ นำไปพิจารณาเกี่ยวกับตัวผู้สมัครได้ว่า เหมาะสมกับงานในหน่วยงานของตนหรือไม่ อย่างไรก็ตามโดยปกติแล้วนักศึกษาจบใหม่ จะมีประสบการณ์น้อยหรือแทบไม่มีเลย เมื่อเป็นเช่นนี้ก็ควรระบุงานที่เคยทำมาทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นทำเต็มเวลา หรือทำไม่เต็มเวลา ก็ตาม หรือแม้แต่งานที่ทำโดยไม่มีค่าจ้างตอบแทนก็ตาม ซึ่งก็อาจจะเป็นกิจกรรมพิเศษหรือกิจกรรมนอกหลักสูตร เช่น เคยเป็นผู้นำนักศึกษา หรือหัวหน้าทีมนักกีฬา เป็นต้น

ในกรณีที่เคยทำงานเต็มเวลามาก่อนก็ไม่จำเป็นต้องเอ่ยถึงงานที่ทำไม่เต็มเวลา หรือกิจกรรมอื่น ๆ มากนัก และควรบอกรายละเอียดที่สำคัญของงานที่เคยทำ คือ 

             1. วันเดือนปีที่เคยทำงาน 

             2. ชื่อและที่อยู่ของสถานที่ว่าจ้าง 

             3. ประเภทของงานที่ทำ 

    5. คุณสมบัติพิเศษ เกี่ยวกับคุณสมบัติพิเศษนี้ไม่ได้บังคับว่าจะต้องมี ถ้าไม่มีคุณสมบัติพิเศษอื่น ๆ ก็ตัดออกไป คุณสมบัติพิเศษที่กล่าวถึงนี้ เช่น ความสามารถทางด้านภาษา ด้านการเขียนหรือขับรถยนต์ได้ รู้เส้นทางดี เป็นต้น

    6. รายละเอียดส่วนตัว รายละเอียดส่วนตัวประกอบด้วย 

             Sex = เพศ 

             age = อายุ 

             Date of birth = วันเดือนปีเกิด 

             height = ความสูง 

             Weight = น้ำหนัก 

             health = สุขภาพ (ใช้ good health หรือ Excellent) 

             address = ที่อยู่ 

             Marital status = สถานภาพการสมรส หรืออาจมีรายละเอียดเพิ่มเติม 

             religion = ศาสนา 

             Military status = สถานภาพทางการทหาร 

             Place of birth = สถานที่เกิด 

             nationality = สัญชาติ 

             race = เชื้อชาติ 

และในส่วนนี้อาจจะเพิ่มงานอดิเรก เข้ามาอีกก็ได้ถ้ามี เช่น ว่ายน้ำ หรือสะสมแสตมป์ เป็นต้น 

    7. บุคคลอ้างอิง บุคคลที่เป็นนายจ้างเก่าของเรา จะเหมาะสมที่สุดสำหรับใช้เป็นบุคคลอ้างอิง แต่ถ้าเป็นไปไม่ได้ อาจจะเป็นเพราะยังไม่ได้ออกจากงาน กลัวนายจ้างจะรู้ ก็อาจจะเปลี่ยนเป็น ครู อาจารย์ที่เคยสอน เพื่อนร่วมธุรกิจ หรือบุคคลที่มีชื่อเสียง แต่ต้องไม่ใช่ญาติ หรือเพื่อนสนิทของเรา และที่เรียกว่าบุคคลอ้างอิง อีกนัยหนึ่งก็คือ บุคคลที่จะสามารถตรวจสอบประวัติและความประพฤติของเราได้ และควรอ้างมา 2-3 ท่าน พร้อมทั้งที่อยู่ที่จะติดต่อได้ และอาชีพของเขาเหล่านั้น อนึ่ง การส่งรายชื่อบุคคลอ้างอิงนั้น บางหน่วยงานก็ไม่ต้องการในขณะนั้น แต่บางหน่วยงานก็ต้องการในทันทีที่ยื่นจดหมายสมัครงาน แต่มีบางกรณีที่เราไม่สามารถส่งรายชื่อบุคคลอ้างอิงได้ทันที ทั้งนี้อาจจะเป็นเพราะว่า

             1. เกรงว่าเจ้านายจะรู้ว่าตนกำลังจะเปลี่ยนงาน และถ้าสมัครงานใหม่แล้วไม่ได้ก็จะทำ ให้นายจ้างมีความรู้สึกว่า เราไม่มีความจงรักภักดีต่อบริษัท และจะมีผลเสียตามมาได้ อย่าลืมว่า นายจ้างทุกคนไม่ได้มีใจเปิดกว้างเสมอไป

             2. กรณีที่ผู้ประกาศไม่เปิดเผยตนเอง โดยใช้ ตู ป.ณ. ก็เกรงว่าอาจจะยื่นจดหมายสมัครงานไปตรงกับบริษัทที่ตนกำลังทำงานอยู่ก็ได้ดังนั้น เมื่อเกิดสถานการณ์เช่นนี้ขึ้น ก็ควรต่อรองกับนายจ้างว่าจะส่งมาให้ทีหลังคือ รอดูให้แน่ใจเสียก่อนว่านายจ้างมีความสนใจที่จะรับเราเข้าทำงานจริง ๆ เสียก่อน

ที่มา

http://www.mini7.net/project2/resume.php